Jakarta –
Kop surat bagian penting administrasi yang tidak pernah ditinggalkan. Fungsi kop surat adalah menunjukkan identitas perusahaan atau instansi yang menaunginya.
Cara membuat kop surat sebenarnya dapat menggunakan aplikasi pengolah dokumen seperti Microsoft Word, Office365, Libre Office, atau Google Docs. Berikut cara membuat kop surat di Google Docs.
Cara Membuat Kop Surat di Google Docs Manual
Google Docs menyediakan template dan header kosong yang dapat digunakan untuk membubuhkan kop surat. Dikutip dari laman Google Support, berikut langkah-langkah yang perlu dilakukan untuk membuat header secara manual.
- Buka Google Docs via aplikasi atau website
- Klik Blank untuk membuat dokumen
- Klik 2 kali di bagian atas dokumen atau pilih Insert kemudian Header untuk memunculkan area header untuk kop surat
- Klik Insert kemudian Table dengan ukuran 2×1 agar logo dan identitas lain rapi
- Selanjutnya klik Insert dan Upload Photo untuk mengunggah logo perusahaan
- Klik gambar dan sesuaikan ukuran logo dengan header dan pastikan selalu berada dalam margin agar tidak terpotong
- Logo perusahaan yang diunggah dari komputer dapat berupa URL atau file Google Drive dalam format JPG, JPEG, GIF, dan PNG
- Tambahkan informasi lain dari identitas perusahaan (nama, kontak, alamat) di kolom berikutnya secara lengkap
- Klik 2 kali pada tabel untuk mengubah warnanya menjadi putih sehingga kop surat semakin presisi
- Tambahkan garis pemisah dengan tanda ### di akhir struktur kop surat lalu tekan enter
- Kop surat sudah jadi dan bisa diedit bersama tim lain.
Cara Membuat Kop Surat dari Template Google Docs
Aplikasi pengolah dokumen memberikan kemudahan bagi pengguna dengan banyaknya template yang tersedia. Berikut tips mudah dan cepat untuk memanfaatkan template dari Google Docs.
- Buka Google Docs via aplikasi atau website
- Pilihan template akan muncul di laman pertama dan silahkan pilih satu
- Klik Search di Tab Umum untuk mencari template lain yang cocok
- Klik pada template yang disukai dan laman akan berubah pada dokumen baru
- Klik 2 kali pada kop surat dan bubuhkan informasi perusahaan
- Kop surat detikers sudah siap dipakai dengan versi lebih menarik.
Kop surat template atau manual dapat diedit lagi dan tambahkan beberapa elemen lain untuk mempercantik desain surat. Contohnya dengan menambahkan footer dan menghapus spasinya dengan mengubah margin menjadi 0.
Elemen Utama dalam Struktur Kop Surat
Sebagai metode untuk menyebarkan informasi bagi penerimanya, kop surat perlu dibuat lengkap dan komunikatif. Berikut elemen yang wajib ada dalam kop surat perusahaan.
- Berisi logo, nama lembaga, alamat, kontak telepon, email, dan website
- Menuliskan nama lembaga, awal kata email, telepon, website dengan huruf kapital
- Tidak menuliskan kalimat dengan disingkat
- Khusus bagi surat niaga dapat ditambahkan dengan macam usaha, bidang usaha, dan nomor izin usaha yang dimiliki.
Demikian cara membuat kop surat di Google Docs yang dapat detikers ikuti. Kop surat yang baik bukan hanya dilihat dari desain, tapi juga kelengkapan elemen identitas lembaga pengirim.
(row/row)
