Jakarta –
Ternyata ada cara mudah untuk mengirim email secara massal dalam waktu yang cepat dan efisien dengan menggunakan mail merge. Seperti apa caranya? Simak artikel berikut ini.
Mail merge merupakan cara untuk mengirimkan surat dan email massal yang telah disesuaikan secara personal dengan cepat. Proses ini bekerja dengan menggabungkan data personalisasi secara otomatis dari sebuah file data seperti spreadsheet ke dalam sebuah file template seperti surat atau email.
Artikel ini akan membahas pengertian mail merge dan cara kerjanya. Kemudian akan dibahas langkah-langkah melakukan mail merge dengan menggunakan spreadsheet Excel dan dokumen Word. Cara di bawah ini dilansir dari Gmass.co.
Apa itu Mail Merge?
Mail merge memfasilitasi pembuatan dokumen yang dipersonalisasi sesuai dengan penerima masing-masing secara otomatis. Fitur ini menghindarkan Anda dari kesulitan personalisasi manual untuk setiap dokumen.
Anda dapat memanfaatkan mail merge untuk menghasilkan pesan terpersonalisasi secara massal seperti:
- Email pemasaran
- Newsletter
- Surat Undangan
- Surat formulir, dan lainnya
Singkatnya, jika Anda memerlukan dokumen yang perlu dipersonalisasi dalam skala besar, mail merge dapat menangani hal tersebut untuk Anda!
Bagaimana Cara Kerja Mail Merge?
Pertama, Anda perlu memahami Mail merge terdiri dari dua komponen utama, yaitu:
1. File Template
Merupakan dokumen Word, Google Docs, atau email yang berisi pesan yang akan dikirimkan seperti surat atau email. File ini menyediakan tempat untuk memasukkan data personalisasi yang akan diambil dari file data.
2. File Data
Berupa sumber data seperti spreadsheet Excel atau file Google Sheets. Setiap sel berisi informasi berbeda nama depan, nama belakang, alamat email, dan lain-lainnya yang akan dimasukkan ke tempat yang sesuai di file template.
Intinya, mail merge secara otomatis memasukkan data personalisasi dari file data ke dalam file template.
Misalnya, saat membuat surat massal, surat tersebut menjadi file template yang memiliki penampung untuk nama dan alamat kontak. Perhatikan tag seperti Nama Depan dan Alamat di surat. Itulah yang disebut field mail merge yang berfungsi sebagai penampung detail penerima.
Field mail merge mengambil informasi personalisasi dari file data spreadsheet untuk membuat surat terpersonalisasi. Agar berfungsi, nama field di template harus sama dengan nama header kolom di spreadsheet. Jika nama sama, fungsi mail merge akan menggabungkan file data dan template surat untuk menghasilkan surat terpersonalisasi untuk setiap penerima.
Cara Menggunakan Mail Merge untuk Mengirim Surat Massal
Anda dapat memanfaatkan fungsi mail merge pada aplikasi Word dan Excel untuk menghasilkan surat-surat pribadi yang disesuaikan secara spesifik bagi masing-masing penerima dalam waktu yang sangat cepat dan praktis. Berikut langkah-langkahnya:
- Siapkan data nama penerima di dalam spreadsheet Microsoft Excel terlebih dahulu. Simpan file Excel tersebut di folder tertentu pada laptop atau PC Anda.
- Buka dokumen surat undangan yang akan digunakan sebagai template di Microsoft Word.
- Akses menu ‘Mailings’ dan pilih opsi ‘Start Mail Merge’.
- Pada jendela ‘Mail Merge’ yang muncul, pilih ‘Step by Step Mail Merge Wizard’ lalu klik ‘Next: Starting Document’.
- Pada langkah selanjutnya, pilih ‘Next: Select Recipients’.
- Klik tombol ‘Browse’ dan navigasikan ke lokasi file data Excel yang telah disiapkan sebelumnya. Setelah file terpilih, akan muncul pratinjau data yang akan dimasukkan, klik ‘OK’.
- Kemudian, masukkan ‘Merge Field’ seperti Nama dan Alamat dengan mengklik ‘Insert Merge Field’ pada area dokumen surat yang diinginkan.
- Setelah Merge Field diatur, pilih kembali menu ‘Mailings’ dan klik ‘Auto Check for Errors’ untuk memastikan tidak ada kesalahan, lalu klik ‘OK’.
- Secara otomatis, nama dan alamat sesuai data pada file Excel akan terisi pada dokumen surat sesuai dengan Merge Field yang telah diatur.
Begitulah cara mailing Excel ke Microsoft Word untuk membuat surat undangan dengan jumlah yang banyak. Semoga bermanfaat!
*Artikel ini ditulis oleh Fadhila Khairina Fachri, peserta Program Magang Bersertifikat Kampus Merdeka di detikcom.
(fay/fyk)
