Jakarta –

Tools kecerdasan buatan atau AI seperti ChatGPT, Claude, dan Gemini dapat membantu kalian dalam mengelola data, tim, dan dalam proses pengambilan keputusan.

Penggunaan AI akan memudahkan para pemimpin mendapatkan insight yang lebih cepat dan akurat, yang akan membantu beradaptasi dengan tren yang cepat berubah dan mengoptimalkan kinerja tim.

Berikut adalah 10 contekan memanfaatkan AI dalam pekerjaan sehari-hari untuk meningkatkan produktivitas dan meningkatkan kinerja bisnis, dari menjawab pertanyaan sulit atasan hingga membuat laporan spesifik, dikutip dari RevoU for Business.

1. Menjawab Pertanyaan Sulit dari Atasan

Sebagai pemimpin, pasti sering dihadapkan pada pertanyaan yang membutuhkan jawaban cepat, tepat, dan berbasis data. AI dapat membantumu memberikan jawaban yang lebih detail dan relevan dengan efisien.

Ini sangat berguna ketika kamu harus memberikan laporan kinerja, menjelaskan strategi bisnis, atau memberi rekomendasi yang didasarkan pada data yang kompleks.

Caranya:

● Salin pertanyaan/respons atasan ke tools AI
● Berikan konteks kepada AI tentang siapa kamu, peran kamu, dan situasi/masalah yang dihadapi. Semakin jelas konteksnya, semakin baik jawaban yang diberikan AI
● Minta AI memberikan beberapa saran cara terbaik dalam menjawab pertanyaan/respon atasan. AI dapat memberikanmu beberapa alternatif jawaban berbasis data yang dapat kamu pilih atau sesuaikan.

Misalnya atasan bertanya “Kenapa project A terlambat? Apa yang menghambat tim dan gimana kita bisa mempercepat prosesnya?”

Contoh Prompt:

Act as a Head of Project Management in a tech company managing Project A, which is delayed due to coordination issues, technical barriers during testing, and resource limitations. Your task is to explain the delay causes to your superior and suggest data-driven, practical solutions to accelerate project completion.

Give me 3 alternative responses to the following question by my manager: “Kenapa project A terlambat? Apa yang menghambat tim dan gimana kita bisa mempercepat prosesnya?”

2. Membantu Review dan Optimalkan Strategi Tim

Pemimpin perlu menyesuaikan strategi bisnis dalam tim berdasarkan perubahan pasar dan data yang terus berkembang. Hal ini semakin penting ketika suatu project tidak berjalan sesuai dengan timeline yang telah ditentukan.

Menggunakan AI untuk menganalisis situasi saat ini secara cepat dan mendalam dapat membantumu memahami tren dan perilaku pasar, serta memberikan rekomendasi yang jelas tentang langkah-langkah yang perlu diambil.

Caranya:

● Masukkan informasi tentang project, timeline, dan situasi saat ini ke dalam tools AI. Mulai dengan memberikan data project, timeline yang sudah disusun, dan situasi seperti ada hambatan dalam eksekusi, koordinasi, dan lain-lain
● Minta AI berperan sebagai business consultant yang punya pengalaman dalam melakukan role yang sama dengan kamu
● Minta AI untuk memberikan rekomendasi yang perlu dilakukan untuk menyelesaikan masalah tersebut dan memecahnya menjadi langkah-langkah yang lebih rinci dan dapat dilakukan.

Contoh Prompt:

Act as an experienced business consultant specializing in helping Education companies optimize marketing strategies. The company is launching a new product, but the campaign has faced challenges, including overspending on paid ads, low social media engagement, and delays in marketing material delivery for 7 days.

I have attached the project brief, timeline, and current project status in PDF.

Provide detailed steps to get the campaign back on track, with actionable recommendations to maximize the marketing budget and increase engagement on social media platforms.

Di banyak perusahaan, performance review adalah bagian penting dari pengelolaan tim dan pengembangan individu. Sebagai pemimpin, pasti perlu memastikan feedback yang diberikan bisa diterima dengan baik dan membangun (berbasis Radical Candor).

Di sinilah AI dapat membantu menulis performance review yang lebih efektif dan objektif, baik untuk review downward (untuk bawahan), upward (untuk atasan), dan peers (rekan), yang semuanya memerlukan pendekatan yang berbeda.

Caranya:

● Kumpulkan data terkait kinerja tim, seperti project metrics atau hasil kerja individu
● Minta AI untuk menganalisis data tersebut dan memberikan insight tentang poin-poin yang perlu dihighlight dalam performance review. Misalnya, ada area yang perlu
dikembangkan atau pencapaian yang perlu diapresiasi
● Salin tulisan performance reviewmu dan minta AI untuk memberikan rekomendasi, seperti dalam struktur, bahasa, atau pemberian feedback agar lebih konstruktif dan objektif.

Contoh Prompt:

Act as a performance review expert. Based on the feedback provided, suggest a more constructive and motivating way to deliver the performance review for my team member.

The review highlights strong dedication in product design, but also points out delays in testing and launch due to time management issues.

Here is my current draft of performance review: [attach current draft] Please revise the feedback to emphasize achievements and areas for improvement clearly, without being overly critical. Ensure the suggestions are data-driven, solution-oriented, and focus on future improvements, motivating the team member to enhance their performance moving forward.

4. Membuat Project Brief

Ketika kamu memiliki project baru, membuat project brief yang komprehensif sering kali memakan waktu. Sebagai pemimpin, kamu perlu memastikan bahwa setiap elemen penting (tujuan, strategi, hingga timeline), tercover dengan baik agar tim bisa segera bergerak dengan jelas dan terfokus.

Dengan menggunakan AI, kamu bisa mempercepat pembuatan project brief sekaligus memastikan bahwa semua aspek penting telah dipertimbangkan dengan baik. Brief ini bisa langsung digunakan untuk align dengan manajer dan anggota tim.

Caranya:

● Berikan konteks kepada AI tentang tujuan project, tujuan bisnis yang ingin dicapai, serta tantangan yang mungkin ada dalam project tersebut
● Minta AI untuk membreakdown project menjadi initial project brief yang mencakup elemen-elemen penting, seperti tujuan, strategi, timeline, dan siapa yang bertanggung jawab di setiap tahap
● Sesuaikan brief dengan informasi tambahan yang relevan, dan distribusikan ke tim untuk implementasi.

Contoh Prompt:

Act as an expert in project management and product launches. I have a project to acquire 10,000 customers in the first 6 months using our new product.

Based on the context provided, create a comprehensive project brief for a new product launch, including:
● Project goals (e.g., target 10,000 customers in the first 6 months)
● Strategies to achieve these goals, considering limited resources and cross-department collaboration (marketing, design, tech)
● Timeline with key milestones
● Responsibility breakdown for each department (marketing, design, product development)
● Key risks and mitigation strategies.

Make sure the brief is ready for alignment with managers and team members. Let me know if there are some context you need me to elaborate on.

5. Mendapatkan Insight dari Data Tim dengan Cepat

Pasti kalian sering mendapatkan berbagai data dari tim yang berbeda, dengan format yang beragam. Memproses data ini secara manual bisa memakan waktu dan mengurangi efisiensi pengambilan keputusan.

Kamu dapat memanfaatkan AI untuk membantu memproses data besar dari berbagai sumber dan memberikan insight yang relevan secara real-time, agar dapat mengambil keputusan lebih cepat, berbasis data, dan lebih strategis.

Caranya:

● Kumpulkan data dari berbagai tim terkait. Pastikan data tersebut sudah dalam format yang bisa diolah lebih lanjut oleh AI (misalnya dalam spreadsheet, PDF, docs)
● Gunakan AI untuk memproses data dan memberikan informasi data-data apa yang penting dan insight dari data yang ada
● Berdasarkan data tersebut, minta AI untuk memberikan insight yang dapat langsung diterapkan.

Contoh Prompt:

Act as a marketing data analyst. Given the performance reports from paid ads, social media metrics, and customer feedback surveys, analyze the data to identify key insights. Focus on the most relevant metrics to understand campaign performance.

Based on this analysis, provide actionable recommendations to improve the campaign next month, including adjustments for paid ads, social media strategies, and customer feedback management.

6. Membuat Framework untuk Sesi 1-on-1 dengan Tim

Pemimpin sering melakukan sesi 1-on-1 untuk mengevaluasi kinerja individu atau mendiskusikan project. Namun, untuk memastikan bahwa setiap sesi tersebut produktif dan memberikan nilai bagi kedua pihak, penting bagi pemimpin untuk memiliki framework yang jelas dan terstruktur.

AI dapat membantu dalam membuat framework ini dengan lebih efisien, serta memastikan sesi 1-on-1 tidak hanya berfokus pada evaluasi kinerja, tetapi juga memberikan solusi atas masalah yang ada dan menyesuaikan pengembangan karir tim dengan tujuan perusahaan.

Caranya:

● Berikan informasi ke AI tentang tantangan yang dihadapi anggota tim. Misalnya, dalam penyelesaian tugas, kesulitan dalam bekerja dengan tim lain, atau pengelolaan waktu
● Minta AI untuk menyusun framework sesi 1-on-1 yang mencakup pertanyaan spesifik untuk menggali akar permasalahan dan solusi yang potensial, yang dapat membantu pemimpin dan anggota tim untuk mencapai kesepakatan tentang apa yang harus diperbaiki.

Contoh Prompt:

Act as a leadership coach. Based on the context of a 1-on-1 session with a team member struggling with time management, technical obstacles, and communication issues, create a structured framework for the session, including:

● Specific questions to explore the team member’s challenges in more depth
● Questions to identify root causes of time management issues, technical barriers, and communication struggles
● Actionable recommendations to address these problems, along with strategies to align their career development with team and company goals

Ensure the framework is structured for an effective and productive session.

7. Mengubah Catatan Rapat Menjadi Actionable Task

Rapat sering kali menghasilkan berbagai ide dan diskusi yang bermanfaat, tetapi terkadang sulit untuk mengkonversinya menjadi tindakan yang jelas dan terorganisir. Pemimpin harus memastikan bahwa setiap keputusan dan ide yang dibahas dalam rapat dapat diubah menjadi langkah konkret yang bisa diimplementasikan oleh tim.

Dengan bantuan AI, kamu dapat mengonversi catatan rapat menjadi daftar tugas yang jelas, terorganisir, dan dapat dilaksanakan dengan lebih cepat.

Caranya:

● Salin atau unggah catatan rapat yang telah dibuat (bisa berupa teks, transkrip, atau notulen) ke tools AI.
● Gunakan AI untuk mengambil poin-poin penting dan mengonversinya menjadi daftar tugas yang dapat dilaksanakan.
● Minta AI untuk mengkategorikan tugas berdasarkan urgensi dan pentingnya tugas tersebut, serta minta untuk menyarankan timeline dan hal-hal yang diperlukan untuk mengimplementasikannya
● Tentukan tenggat waktu dan siapa yang bertanggung jawab untuk setiap tugas.

Contoh Prompt:

Act as a project manager assistant. Based on the meeting notes I attached, create a clear, actionable task list categorized by priority (urgent vs important).

For each task, include:
● Timeline and resources needed
● Assigned team member responsible for the task
● Deadline for completion.

Ensure the tasks are organized and ready for immediate implementation by the team.

8. Menyelesaikan Permasalahan Dinamika Tim

Di setiap tim, pasti ada kalanya terjadi gesekan antara anggota tim. Sebagai pemimpin, mengidentifikasi dan menyelesaikan masalah dinamika tim sangat penting untuk menjaga produktivitas dan kesejahteraan tim.

AI dapat dimanfaatkan sebagai konsultan yang membantu menganalisis situasi dengan objektif dan memberikan rekomendasi solusi berbasis berbagai framework manajemen yang sudah terbukti efektif.

Caranya:

● Berikan konteks kepada AI tentang situasi spesifik dan interaksi yang terjadi antara anggota tim. Misalnya, kesulitan komunikasi, ketegangan dalam pengambilan keputusan, atau ketidaksepakatan dalam penyelesaian tugas. Kamu bisa mendeskripsikan situasi tanpa menyebutkan nama anggota tim tertentu
● Minta AI untuk menganalisis akar masalah dan sarankan solusi praktis berdasarkan berbagai management framework (misalnya, GRIP Model, Lencioni’s framework, dan lain-lain).

Contoh Prompt:

Act as a team dynamics consultant. Currently, there is a tension between two team members in marketing department because of the miscommunication during the year-end project.

Based on the given situation, use a relevant management framework (e.g., GRIP Model, Lencioni’s Team Dysfunction Model) to:
● Analyze the root cause of the tension
● Provide practical solutions to resolve the conflict and improve collaboration
● Focus on strategies to manage differing opinions and enhance communication without escalating tension.

Ensure the solutions help foster a more cohesive and productive team dynamic.

9. Membuat Stakeholder Management Plans

Setiap project pasti melibatkan berbagai stakeholders yang memiliki kebutuhan, ekspektasi, dan kekhawatiran yang berbeda. Maka dari itu, penting untuk memiliki rencana manajemen stakeholder yang jelas.

Dengan menggunakan AI, pemimpin dapat lebih mudah memetakan stakeholder persona, memahami pertimbangan mereka, dan menyusun strategi komunikasi yang lebih efektif untuk setiap kelompok stakeholder.

Caranya:

● Kumpulkan informasi tentang stakeholder yang terlibat dalam project, seperti role, tujuan mereka dalam project, kekhawatiran, dan lain-lain
● Masukkan data yang sudah terkumpul ke dalam tools AI dan minta AI untuk memetakan stakeholder personas berdasarkan karakteristik yang ada
● Minta AI untuk menganalisis potensi kekhawatiran stakeholders dan menyusun strategi komunikasi yang disesuaikan untuk masing-masing kelompok stakeholder.

Contoh Prompt:

Act as a stakeholder management expert. I have attached all the stakeholder profiles needed and project details. Based on the context attached, create a stakeholder management plan that includes:

● Identification and mapping of stakeholder personas, based on their roles and concerns (e.g., management, technical team, finance)
● Analysis of potential concerns or resistance from each stakeholder group
● Tailored communication strategies for each group, emphasizing relevant information
● Mitigation recommendations to address potential obstacles or resistance during the project.

Ensure the plan addresses key concerns and enhances collaboration among stakeholders.

10. Membuat Laporan Spesifik per Industri

Sebagai pemimpin, ada suatu waktu dimana kamu perlu mempresentasikan sesuatu ke atasan dengan waktu yang sangat terbatas. AI dapat membantu Anda menganalisis data dan tren industri yang ada dan menyusunnya dalam laporan yang jelas dan informatif, yang akan mempercepat proses pengambilan keputusan tanpa perlu waktu riset yang panjang.

Caranya:

● Masukkan data atau tren industri secara umum ke AI, baik berupa laporan pasar, data penjualan, atau bahkan observasi umum tentang perubahan dalam industri tersebut
● Minta AI untuk membuat analisis terstruktur mengenai dinamika pasar yang ada, pergerakan kompetitor, dan peluang yang ada di sektor tersebut
● Berdasarkan analisis AI, minta AI untuk membuatkan laporan yang bisa digunakan untuk diskusi strategi atau presentasi kepada atasan atau tim eksekutif.

Contoh Prompt:

Act as a professional market analyst. I have attached the data and industry trend in Education industry.

Based on the provided data, create a structured market analysis report for the education industry that includes:

● Current market dynamics and trends in AI adoption within the education sector
● Competitor movements, including the launch of similar features by key players (e.g.,[Competitor Name])
● Opportunities for growth, focusing on potential areas for product differentiation or new innovations.

Ensure the report is clear, actionable, and suitable for strategic discussions with the executive team.

(rns/rns)